1Premiers pas
Les chapitres 1 à 7 concernent tous les collaborateurs ; dès le chapitre 8, il s’agit des tâches des responsables.
- Votre entreprise vous enregistre dans WP-TimeKeeper. Vous recevez une invitation par e-mail et choisissez votre mot de passe (au moins 10 caractères). Si vous avez reçu un mot de passe temporaire, vous en choisissez un personnel à la première connexion.
- Connectez-vous dans le navigateur sur timekeeper.wpsolutions.ch ou dans l’app sur iPhone, iPad ou Android – partout avec la même adresse e-mail et le même mot de passe.
- Mot de passe oublié ? Touchez Mot de passe oublié? à la connexion. Vous recevez un lien valable 60 minutes.
2Saisir le temps avec le chronomètre
Le plus simple : démarrer quand le travail commence, arrêter quand il se termine.
- Ouvrez Aujourd’hui. Choisissez un client ou laissez Général (aucun client). La remarque est facultative.
- Touchez Démarrer. Pause et Reprendre interrompent le travail.
- À la fin, touchez Arrêter. Le temps apparaît sous Saisi aujourd’hui.
ConseilLe chronomètre continue sur le serveur, même si l’appareil est verrouillé ou éteint. Vous le voyez et pouvez l’arrêter aussi dans l’app web. Moins d’une minute n’est pas enregistrée ; au-delà de 16 heures, saisissez le temps à la main.
3Saisir et modifier les heures à la main
Pour tout ce que vous voulez ajouter ou corriger.
- Dans Aujourd’hui, touchez Manuel ou + en haut à droite.
- Choisissez la date, le début, la fin et la pause, éventuellement le client et une remarque, puis touchez Enregistrer.
- Pour modifier une entrée, touchez-la. Pour la supprimer, maintenez-la enfoncée.
ConseilSi le travail se termine après minuit, saisissez simplement l’heure de fin (p. ex. 22:00–02:00). WP-TimeKeeper calcule les suppléments automatiquement. Si une entrée ne peut pas être modifiée, votre entreprise a verrouillé la période – adressez-vous à vos responsables.
4Mois et solde d’heures sup.
Ici, vous voyez où vous en êtes.
- Ouvrez Mois. En haut figurent l’objectif, les heures travaillées, le travail du week-end et des jours fériés, et votre solde d’heures sup.
- Dessous, chaque jour avec ses entrées, jours fériés, fermetures et absences.
- Les flèches changent de mois.
ConseilTemps cible, jours de vacances ou jours fériés incorrects ? Le taux d’activité, les heures hebdomadaires, le droit aux vacances et le canton sont définis par votre entreprise.
5Vacances et absences
Demander, suivre le statut et garder un œil sur votre solde de vacances.
- Ouvrez Absences. En haut, vous voyez combien de jours de vacances il vous reste.
- Touchez Demander des vacances ou une absence, choisissez le type et la période, puis envoyez la demande.
- Vos responsables valident ou refusent ; le statut s’affiche à côté de votre demande.
- Pour retirer une demande ouverte : balayez vers la gauche sur iPhone, touchez-la sur Android.
ConseilLa compensation réduit votre solde d’heures sup. Sous Absences, vous trouvez aussi les prochains jours fériés et fermetures.
6Profil, rappel et sécurité
Vos réglages dans l’app.
- Sous Profil, vous voyez vos données d’emploi. Si vous travaillez pour plusieurs entreprises, vous changez ici d’entreprise.
- Sous Rappel du chronomètre, choisissez après combien d’heures de travail l’app vous rappelle un chronomètre en cours (8 heures par défaut ; les pauses ne comptent pas). Autorisez les notifications.
- Sous Sécurité, protégez l’app avec Face ID, l’empreinte digitale ou le code de l’appareil.
- C’est aussi ici que vous changez votre mot de passe ou vous déconnectez.
7App web
Tout ce que fait l’app, avec une meilleure vue d’ensemble sur grand écran.
- Connectez-vous sur timekeeper.wpsolutions.ch. Aperçu montre le chronomètre, le solde d’heures sup., les vacances et la semaine en cours.
- Sous Saisie du temps, vous modifiez vos mois ; Vue annuelle montre toute l’année.
- Sous Vacances & absences, vous demandez des absences, y compris des demi-journées, et voyez le calendrier d’équipe. Jours fériés liste les jours fériés de votre canton.
- Sous Mon profil, vous choisissez la langue et changez votre mot de passe.
8Pour les responsables : configurer l’entreprise
Nous ouvrons votre entreprise et le premier manager reçoit une invitation. Toute l’administration se fait dans l’app web.
- Ouvrez Entreprise → Paramètres. Définissez le canton par défaut, les Heures hebdomadaires à 100 % et les jours de vacances, puis choisissez les Jours ouvrables.
- Vérifiez les Majorations de temps. Valeurs légales indicatives : travail temporaire du dimanche et des jours fériés +50 %, travail de nuit temporaire (23–6 h) +25 % ; samedi selon le contrat ou la CCT.
- Définissez jusqu’à combien de jours en arrière les collaborateurs peuvent modifier leurs entrées.
- Sous Fermetures, saisissez les fermetures et choisissez si les jours sont déduits du solde de vacances.
- Sous Jours fériés, vérifiez le modèle de votre canton.
ConseilDans certains cantons (p. ex. AG, SO, FR, AI, NE), les jours fériés varient selon le district ou la commune. Adaptez le modèle si nécessaire.
9Pour les responsables : collaborateurs
Enregistrez votre équipe avec le taux d’activité et le droit aux vacances.
- Ouvrez Collaborateurs et cliquez sur Nouveau/elle collaborateur/trice.
- Saisissez le nom, l’e-mail, le rôle, le canton, le Taux d’activité, les jours de vacances, la Date d’entrée et l’année de naissance.
- Envoyez une invitation par e-mail ou transmettez le mot de passe temporaire de manière sûre.
- Vous changez de système en cours d’année ? Sous Début dans WP-TimeKeeper, saisissez la date Saisie du temps dès le, ainsi que le solde d’heures sup. et le solde de vacances au départ.
ConseilPour la fiduciaire ou la révision, choisissez le rôle Lecture seule (fiduciaire, révision). Ces comptes voient l’équipe, les rapports et les exports, sans rien modifier. Sans Employé·e – avec compte de temps, ils ne comptent pas comme collaborateurs.
10Pour les responsables : valider les demandes
Les demandes ouvertes apparaissent sur votre aperçu.
- Ouvrez Validations. Toutes les demandes ouvertes y figurent avec le type et la période.
- Cliquez sur Valider ou Refuser.
ConseilLes absences que vous saisissez vous-même en tant que manager sont validées immédiatement – par exemple un arrêt maladie.
11Pour les responsables : clients
Les clients permettent d’analyser le temps de travail par mandant.
- Ouvrez Clients et cliquez sur Nouveau client. Le Taux horaire (CHF) est facultatif ; il donne le montant dans le rapport.
- Ou cliquez sur Importer Excel et chargez un fichier .xlsx ou .csv, par exemple un export de WP-Invoicer ou Bexio.
- Les colonnes sont détectées automatiquement. Vérifiez l’attribution ; avant l’enregistrement, un contrôle montre les lignes nouvelles, existantes et erronées.
ConseilUn client avec des entrées de temps ne peut pas être supprimé. Mettez-le sur inactif : les entrées existantes sont conservées.
12Pour les responsables : rapports
Trois vues, chacune exportable en CSV.
- Par collaborateur : par mois, objectif, heures travaillées, travail du samedi, du dimanche, des jours fériés et de nuit, suppléments, solde, travail supplémentaire et vacances restantes.
- Absences : par année, maladie et accident avec le nombre de cas, taux de maladie, vacances et autres absences.
- Par client : heures, entrées, taux horaire et montant pour une période au choix. Détails montre chaque entrée.
- Cliquez sur Exporter CSV pour réutiliser les données.
ConseilLe rapport par client sert de base à votre facture. Seul le temps de travail effectif est compté, sans suppléments.
13S’abonner au calendrier d’équipe
Les absences de l’équipe, les jours fériés et les fermetures dans votre app de calendrier.
- Les responsables activent le calendrier d’équipe pour tous sous Entreprise → Paramètres.
- Ensuite, chacun ouvre Mon profil dans l’app web et clique sur Créer le lien d’abonnement sous Calendrier d’équipe.
- Ouvrez le lien dans Apple Calendrier, Google Agenda, Outlook ou sur Android.
ConseilLes heures de travail n’apparaissent jamais dans le calendrier. Les collègues voient seulement « Vacances » ou « Absent ». Le lien est personnel ; Nouveau lien rend l’ancien inutilisable.
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